امروزه بیشتر سازمانها، شرکتها، اصناف و … به دنبال ساخت مهر اختصاصی هستند و در این میان، درخواست برای ساخت مهر شرکتی بیشتر از سایر موارد است. تمام شرکتها، برای آن که در اداره ثبت شرکتها به ثبت برسند، باید صاحبان حق امضا را تعیین کرده باشند. بعد از اینکه این افراد مشخص شدند و شرکت ثبت شد، لازم است که در تمام اوراق و اسناد امضا شده توسط این افراد، مهر شرکت درج شود. عدم توجه به این موضوع، میتواند برای صاحبان حق امضا، مسئولیتهای شخصی ایجاد کند. اما تهیه مهر نیازمند چه شرایط و ویژگیهایی است؟ در این مطلب قصد داریم شرایط و مدارك مورد نیاز برای ساخت مهر را بررسی کنیم.
اصول استاندارد برای طراحی مهر شرکت
پیش از آن که شرایط و مدارك مورد نیار برای ساخت مهر شرکتی را بررسی کنیم، به اصول کلی که در طراحی مهر باید رعایت شوند، اشاره میکنیم. به طور کلی، قانون مشخصی برای درج در مهر شرکتی وجود ندارد، اما توصیه میشود که برخی موارد را در این موضوع رعایت کنید تا نتیجه حاصل، حرفهایتر باشد.
درج لوگوی شرکت
هویت و ویژگی هر شرکتی، از روی لوگوی آن مشخص است. معمولا در طراحی لوگوی شرکت، وسواس خاصی به کار میرود تا بهترین نتیجه ممکن حاصل شود. بنابراین لوگو میتواند به زیبای هر چه بیشتر مهر کمک کند. بر اساس قوانین، مهر و لوگوی ثبت شده، تنها به یک شرکت اختصاص دارد.
درج نام شرکت
یکی دیگر از اصولی که در طراحی مهر شرکتی باید رعایت شود، درج کامل نام شرکت است. یعنی اگر نام شرکت شما از 5 کلمه تشکیل شده باشد، بهتر است بدون حذف هیچکدام از قسمتها، به طور کامل آن را در طراحی مهر لحاظ کنید. این موضوع به اختصاصی شدن مهر شما کمک زیادی خواهد کرد، چرا که هیچ شرکت دیگری با نام یکسان وجود نخواهد داشت.
درج نوع شرکت
توصیه میشود که نوع شرکت را نیز در مهر شرکت لحاظ کنید. به عنوان مثال میتوانید ذکر کنید که شرکت سهامی عام هستید یا شرکتی با مسئولیت محدود. این موضوع میتواند نشان دهنده میزان مسئولیت شما باشد. در نهایت اشخاص ثالث نیز میتوانند اعتماد بیشتری به شرکت شما داشته باشند.
شماره ثبت شرکت
هر شرکتی پس از ثبت در اداره ثبت شرکتها، یک شماره مخصوص تحت عنوان شماره ثبت دریافت میکند که نوعی شاخص هویتی محسوب میشود. درج این شماره در زیر مهر، نشان از عملکرد قانونی شرکت داشته و در نتیجه اعتماد بیشتری را جلب میکند.
شرایط و مدارک مورد نیاز برای ساخت مهر شرکتی
مدارك مورد نیاز برای ساخت مهر و ثبت آن، به شرح زیر هستند که باید پس از آماده شدن، به اداره مالکیت معنوی تحویل داده شوند:
1- یک کپی از اوراق شرکت
2- یک کپی از مدارك هویتی مدیر عامل شرکت (شناسنامه و کارت ملی)
3- آدرس دقیق و کد پستی محل فعالیت شرکت
4- شماره تماس مدیر عامل به جهت هماهنگی در موضوعات مربوطه
5- ارائه یک نمونه طرح گرافیکی مد نظر
زمان لازم برای ثبت مهر شرکت، به کارشناسی بستگی دارد که مسئول بررسی پرونده شماست. در واقع سرعت انجام این کار، به حجم پروندههایی بستگی دارد که در اختیار کارشناس قرار گرفته است. اما به طور معمول، این زمان حدود یک تا دو ماه به طول خواهد کشید. در نهایت ممکن است پرونده شما به دلایل مختلف مورد تایید قرار نگیرد. اما در صورت تایید پرونده توسط کارشناس، برای صدور سند مالکیت مهر شرکت باید 2 ماه دیگر صبر داشته باشید. پس سعی کنید در تهیه مدارك مورد نیاز برای ساخت مهر دقت داشته باشید تا مدت انتظارتان طولانیتر نشود.
شرایط اعمال تغییرات در طرح مهر
گاهی اوقات ممکن است یک شرکت تصمیم به تغییر طرح مهر خود بگیرد. با توجه به این که مهر شرکت در انتهای کلیه اسناد شرکت از جمله اسناد و اوراق بانکی درج میشود، حتما باید بانک را از این موضوع مطلع کنید. این اطلاع رسانی حتما باید توسط شرکای شرکت صورت بگیرد. در غیر این صورت، بانک از هرگونه پرداخت و پاس کردن چک خودداری کرده و مشکلات زیادی برای شرکت به وجود خواهد آمد. به همین دلیل توصیه میکنیم اصولی که پیش از این ذکر کردیم را جدی بگیرید تا پس از مدتی، نیاز به تغییر طراحی مهر نداشته باشید. همانطور که اشاره کرده بودیم، برای تامین امنیت بیشتر مهر، بهتر است آن را در مرکز مالکیت معنوی به ثبت برسانید. در این صورت، زمانی که تصمیم به تغییر مهر شرکت گرفتید، میتوانید موضوع را از طریق همان مرکز پیگیری کنید. مدارك مورد نیاز برای ساخت مهر جدید همان اسنادی است که در بخش قبلی به آن اشاره کردیم.
مدارك مورد نیاز برای ساخت مهر مشاغل مختلف
در ادامه مطلب، به تعدادی از مدارك مورد نیاز برای ساخت مهر مشاغ مختلف اشاره میکنیم که بدون آنها امکان ارائه خدمات وجود نخواهد داشت. همچنین صحت این مدارك باید به اثبات برسد تا امکان ساخت مهر وجود داشته باشد.
1. مهر شرکت، موسسه:ارسال روزنامه رسمی یا اساسنامه+ کارت ملی مدیرعامل یا یکی از مدیران نامبرده در روزنامه رسمی+ درخواست کتبی(سربرگ رسمی)
2. مهر پزشک، نظام پرستاری: عکس واضح از کارت نظام پزشکی(منقضی نشده باشد) + عکس واضح کارت ملی
3. مهر مهندسی: عکس واضح از کارت نظام مهندسی + عکس واضح از کارت ملی
4. مهر وکیل: عکس واضح از پروانه وکالت+عکس واضح از کارت ملی
5. مهر املاک: عکس واضح از پروانه کسب+ کارت ملی صاحب کسب
6. مهر دفاتر بیمه: عکس پروانه نمایندگی+ کارت ملی صاحب امتیاز
7. مهر مدارس و مجتمع های آموزشی، دانشگاه، وزارتخانه و سازمان ها: نامه رسمی (سربرگ دار ثبت دبیرخانه) بعد از استعلام به صورت مراجعه حضوری
8. مهر آژانس های مسافرتی: عکس واضح از پروانه آژانس+کارت ملی صاحب امتیاز
9. مهر شخصی: کارت ملی
10. مهر کارکنان نیروهای مسلح جهت مهر درجه شخص: مراجعه حضوری به همراه کارت رده ی سازمانی+کارت ملی (مهر رده های نیروهای مسلح ممنوع می باشد)
11. مهر شخصی: کارت ملی متقاضی مهر
12. مهر امضای ادارات: نامه رسمی درخواست سازمان مربوطه با سربرگ اختصاصی
13. مهر ادارات دولتی و سازمانها: نامه رسمی درخواست سازمان مربوطه با سربرگ اختصاصی به همراه ذکر نام و کد ملی شخص تحویل گیرنده به علاوه آگهی تاسیس و روزنامه رسمی
14. مهر فروشگاه ها و اصناف: جواز کسب و کارت ملی صاحب جواز
15. نمایندگی بیمه ها و برندهای داخلی: مجوز فعالیت شرکت به عنوان نماینده و کارت ملی برای اشخاص حقیقی
16. مهر اینترن ها: کارت دانشجویی
17. مهر وبسایت ها و آنلاین شاپ ها: نماد الکترونیک و کارت ملی شخص دریافت کننده نماد مهر
18. طبق قوانین اتحادیه صنفی مهر و کلیشه، مهر با محتوای خارجی کشورها ممنوع می باشد
جمع بندی
با توجه به دستوراتی که از جانب اداره اماکن و اتحادیه مهرسازان اعلام شده است، امکان ساخت هیچگونه مهری بدون احراز مدارك خواسته شده وجود ندارد. همچنین برای سفارش مهر بیشتر مشاغل مهم، حضور فیزیکی اجباری بوده و در غیر این صورت امکان ساخت مهر وجود نخواهد داشت. بنابراین اگر قصد سفارش دارید، حتما مدارك مورد نیاز برای ساخت مهر را به همراه داشته باشید.